Compliance bedeutet die Einhaltung der gesetzlichen und unternehmensinternen Regeln, d.h. alle geschäftlichen Aktivitäten der Bosch-Gruppe und ihrer Mitarbeiter müssen im Einklang mit den gesetzlichen Regelungen, dem Code of Business Conduct (Anlage) sowie den weiterführenden einschlägigen Richtlinien und Zentralanweisungen stehen („Compliance-Gebot“).

Das Thema Compliance geht alle Mitarbeiter an, da jeder von Verstößen direkt oder indirekt betroffen ist: Zum einen steht bei Gesetzesverstößen – je nach Art und Schwere des Verstoßes – eine persönliche Strafbarkeit im Raum. Zum anderen fügen Verstöße gegen das Compliance-Gebot dem Unternehmen auch materiellen Schaden zu und beschädigen das Ansehen der Bosch-Gruppe in der Öffentlichkeit. Dadurch werden die wirtschaftliche Leistungsfähigkeit und damit der Erfolg des Unternehmens geschmälert. Compliance betrifft auch die Zusammenarbeit von Bosch mit Dritten: Bosch will nicht in Verstöße Dritter gegen das Compliance-Gebot verwickelt werden.

Die Einhaltung der gesetzlichen und unternehmensinternen Regeln ist für Bosch nichts Neues. Schon seit den Anfängen des Unternehmens als „Werkstätte für Feinmechanik und Elektrotechnik“ im Jahr 1886 hat Robert Bosch größten Wert auf eine anständige und rechtmäßige Unternehmensführung gelegt.

Neben den Vorgesetzten ist jeder Mitarbeiter genauso wie jeder Geschäftspartner von Bosch aufgerufen, mögliche Verstöße gegen das Compliance-Gebot zu melden und so dazu beizutragen, dass die Folgen solcher Verstöße begrenzt werden und ein vergleichbares Fehlverhalten in der Zukunft vermieden wird. Dazu bestehen folgende Möglichkeiten:

1. Meldung an den Vorgesetzten bzw. den Ansprechpartner bei Bosch
Grundsätzlich sollten Verstöße gegen gesetzliche oder unternehmensinterne Regelungen dem Vorgesetzten bzw. Ansprechpartner bei Bosch mitgeteilt und möglichst auf dem normalen Dienstweg erledigt werden.

2. Direkte Meldung an den Compliance Officer
Wenn der Hinweisgeber davon ausgeht, dass eine Erledigung auf dem normalen Dienstweg nicht sichergestellt ist, steht ihm der zuständige Compliance Officer als neutraler und unabhängiger Ansprechpartner zur Verfügung.

3. Bosch Compliance Hotline
Wenn der Hinweisgeber davon ausgeht, dass ihm durch die Meldung persönliche Nachteile entstehen, kann er einen möglichen Verstoß gegen das Compliance-Gebot zur Wahrung seiner Anonymität auch über die Bosch Compliance Hotline melden. Die Meldung über die Bosch Compliance Hotline wird durch den Dienstleister, der die Compliance Hotline für Bosch betreibt, unverzüglich an den zuständigen Compliance Officer bzw. das Compliance Committee zur Bearbeitung weitergeleitet.

• Jeder Mitarbeiter, auch Praktikanten, Doktoranden
• Externe, z.B. Leiharbeitnehmer, Mitarbeiter externer Dienstleister
• Jeder Geschäftspartner, z.B. Lieferanten, Kunden oder Kooperationspartner
• Jeder Dritte
  
  

Wichtig ist insbesondere, dass Vorgänge gemeldet werden, die auf eine strafbare Handlung – beispielsweise Diebstahl, Betrug oder Bestechung – oder auf einen systematischen Verstoß gegen Gesetze oder unternehmensinterne Regeln hindeuten, beispielsweise  die bewusste und nachhaltige Nichteinhaltung von Qualitäts-/Sicherheitsstandards oder der "Grundsätze sozialer Verantwortung".

Jeder Hinweisgeber muss vor einer Meldung anhand der beiden Kriterien vernünftig abwägen:

• Gibt es ernst zu nehmende Hinweise auf unrechtmäßiges Verhalten?
• Rechtfertigen diese Hinweise die Eröffnung einer Untersuchung gegen einen möglicherweise doch rechtmäßig handelnden Mitarbeiter oder Geschäftspartner von Bosch?

Die Durchführung von Untersuchungen, die Erhebung von gerichtsfesten Beweisen und das Einleiten der ggf. erforderlichen Maßnahmen ist dann Aufgabe der Compliance Officer. Diese erhalten Unterstützung von den Spezialisten in den Fachabteilungen, die die notwendige Ausbildung und die entsprechenden Befugnisse haben.

Hinweisgeber, die mögliche Compliance-Fälle nach bestem Wissen und in gutem Glauben melden, haben keine für sie nachteiligen Maßnahmen des Unternehmens infolge der Meldung zu befürchten. Bei einem erkennbaren Missbrauch der Bosch Compliance Hotline, d.h. wenn Vorgänge gemeldet werden, die wegen offensichtlich gegenstandsloser Anschuldigungen keiner ernsthaften Verfolgung bedürfen, behält sich Bosch rechtliche Schritte oder disziplinarische Maßnahmen gegen den Hinweisgeber vor.

Anonyme Hinweise allein werden nicht zu Nachteilen für einen Mitarbeiter führen. Hierzu bedarf es stets zusätzlicher belastender Beweise. Wenn Beweise aufgrund anonymer Hinweise gefunden werden, muss sich der betreffende Mitarbeiter für die nachgewiesenen Verfehlungen verantworten. Kann der anonyme Hinweis hingegen nicht mit Fakten belegt werden, wird der Vorfall so behandelt, als sei er nicht geschehen. Es drohen dann keine Konsequenzen für den beschuldigten Mitarbeiter, insbesondere wird der Vorgang auch nicht in der Personalakte dokumentiert.

Außerdem: Anonyme Hinweise sind nicht neu, auch in der Vergangenheit hat das Unternehmen anonyme Hinweise erhalten, denen nachgegangen werden musste. Neu ist lediglich, dass Mitarbeitern und Dritten mit der Bosch Compliance Hotline ein definierter Meldeweg und mit dem Compliance Officer ein klar definierter Ansprechpartner zur Verfügung steht, der sich aus seiner neutralen Position heraus darum kümmert, dass eine schnelle und faire Klärung der Situation herbeigeführt wird.

Der Compliance Officer ist dafür verantwortlich, dass die ihm gemeldeten Vorgänge (ggf. mit Unterstützung durch Fachabteilungen von Bosch oder externe Spezialisten) untersucht und ordnungsgemäß erledigt werden. Bei Bedarf leitet er die dazu erforderlichen Maßnahmen ein. Handelt es sich um einen Fall von besonderer Bedeutung, z.B. bei Verwicklung von Mitarbeitern des Führungskreises oder besteht das Risiko eines hohen materiellen Verlusts bzw. eines Imageschadens für die Bosch-Gruppe, wird zudem umgehend das Compliance Committee eingeschaltet. Das Compliance Committee – bestehend aus dem Leiter der Internen Unternehmensrevision und dem Leiter der Zentralabteilung Recht – koordiniert die weltweite Einhaltung des Compliance-Gebots in der Bosch-Gruppe.

Jede Mitteilung sowie die getroffenen Maßnahmen sind vom Compliance Officer zu dokumentieren. Der Hinweisgeber kann sich unter Berücksichtigung der berechtigten Interessen der Beteiligten über den Stand des Verfahrens informieren. Wird die Untersuchung eines Vorgangs mangels Tatverdacht oder hinreichender Beweise eingestellt, wird der Beschuldigte hiervon unterrichtet, sofern er im Rahmen der Untersuchung zur Stellungnahme aufgefordert wurde oder er um eine Benachrichtigung gebeten hat.

Die Meldung von Verstößen gegen das Compliance-Gebot ist regelmäßig mit der Mitteilung personenbezogener Daten verbunden. Die Entgegennahme und Bearbeitung solcher Meldungen setzt daher voraus, dass der Hinweisgeber die Kenntnisnahme des datenschutzrechtlichen Hinweises bestätigt und in die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der Abwicklung eines Compliance-Falls einwilligt.