Smart Work bei Bosch

Da nicht jede Aufgabe immer von überall aus erledigt werden kann, ist Smart Work kein standardisiertes Einheitsmodell: Die Umsetzung ist von Team zu Team verschieden. Deshalb ermöglicht das Smart Work Konzept unseren Teams gemeinsam mit der Führungskraft zu entscheiden, wie sie ihre Zusammenarbeit gestalten wollen. Sie wissen am besten, welche Arbeitsweise zu ihnen und ihren Aufgaben passt und wie sie die besten Ergebnisse erzielen. Eine Reihe digitaler Tools und Konzepte erleichtert diese neue Art des Arbeitens und der Zusammenarbeit. Auch die Rolle des Büros hat sich verändert: Es ist zu einem wichtigen Ort für kreative Zusammenarbeit und persönliche Interaktion geworden. Gestärkt wird die veränderte Bedeutung der Büroräume durch neue Gestaltungskonzepte, die den Bedürfnissen der Mitarbeitenden gerecht werden. Mit Smart Work kombinieren wir das Beste aus beiden Welten.

Für mich ist die enorme Flexibilität ein großer Gewinn und im Moment besonders hilfreich – ich bin nämlich gerade dabei, ein Haus zu bauen. Da es oft egal ist, von wo aus ich arbeite, kann ich auch mal kurz auf der Baustelle sein und dann wieder an einer Besprechung teilnehmen. Wenn vor der Corona Pandemie ein Kind krank wurde, ist mindestens ein Elternteil auf der Arbeit ausgefallen. Jetzt kann ich sogar in Extremfällen mit Kind im Hintergrund arbeiten. Das ist natürlich nicht einfach – aber es ist besser als völliger Stillstand.

Kurz nach dem Ende der Pandemie gab es eine Phase, in der kaum jemand aus unserem Team ins Büro kam und die Teamentwicklung darunter ein wenig gelitten hat. Für uns lag der Schlüssel darin, einen SmartWorkshop durchzuführen. Das hat uns dabei geholfen, unsere individuellen Bedürfnisse herauszufinden und diese besser zu verstehen. Nach dem Workshop waren wir alle motiviert, unsere Zusammenarbeit zu stärken. Gemeinsam haben wir im Workshop einen Plan ausgearbeitet, was wir konkret machen wollen, wenn wir im Büro sind. Ein Anspruch vieler, der während des Workshops deutlich wurde, war: „Ich möchte nicht ins Büro kommen und den ganzen Tag das Headset aufhaben. Ich will lieber sinnvolle Teamtage haben, an denen wir all die Dinge kompensieren, auf die wir uns an unseren Home Office Tagen nicht so sehr fokussieren können: Networking, kreative Arbeit und persönliche Interaktion.” Als Ergebnis hielten wir fest, dass wir uns diesen Dingen einmal pro Woche intensiv widmen wollen. Das hat das Team dann überzeugt, gerne auch ins Büro zurückzukommen.

Wir waren das erste Team, das einen SmartWorkshop in unserem Bereich durchgeführt hat. Da ich mittlerweile ein großer Befürworter davon bin, habe ich inzwischen SmartWorkshops für viele andere Teams geleitet. Es gibt keine bestimmten Vorgaben für das Ergebnis. Wir beginnen in der Regel mit einem Rückblick: Was lief gut und was lief nicht so gut in der Zeit, in der das Team während der Pandemie vollständig remote gearbeitet hat? Welche Lösungen haben wir gefunden, die wir beibehalten wollen? Danach suchen wir nach neuen Wegen, um Probleme zu lösen – zum Beispiel thematische Teamtage oder Gruppenrunden und Stand-ups. Auch das Onboarding ist oft ein wichtiges Thema: In dem Workshop können zum Beispiel klare Regeln für die Kommunikation von Erreichbarkeit, Verfügbarkeit und Transparenz aufgestellt werden. So weiß jeder genau, wann wer erreichbar ist. Die Kommunikation über die Art und Weise der Zusammenarbeit ist für das Gelingen von Smart Work unerlässlich. SmartWorkshops bieten uns die bestmögliche Grundlage dafür.

Schon vor der Pandemie konnte ich bei Bedarf von zu Hause aus arbeiten. Meine Vorgesetzten hatten von Anfang an großes Verständnis für meine Situation. Dank Smart Work kann ich meinem Vollzeitjob bei Bosch nachgehen und trotzdem den Betrieb aufrechterhalten. Natürlich ist es wichtig, dass man seiner Arbeit auch von zu Hause aus die gleiche Aufmerksamkeit widmet wie im Büro. Durch die Gewissheit, dass ich genug Zeit für meine privaten Verpflichtungen habe, kann ich mich sogar noch besser auf meine Arbeit konzentrieren.

Der große Vorteil ist für uns natürlich die hohe Flexibilität. Aber Smart Work hat auch einen erheblichen Mehrwert für unsere Ergebnisse. Wenn man ohnehin zu Hause ist, ist es weniger problematisch, zum Beispiel an einem frühen Meeting mit Kolleginnen und Kollegen aus Japan teilzunehmen. Außerdem habe ich festgestellt, dass sich unsere Reaktionszeit durch die vermehrte Chat-Nutzung erhöht hat und Fragen dadurch oft schneller geklärt werden. Unser Team ist jetzt auch pünktlicher bei Besprechungen, weil nicht mehr alle physisch zum Besprechungsort kommen müssen.

Wir haben viele abteilungsübergreifende Teams, die an gemeinsamen Themen arbeiten. Diese Teams gab es schon vor der Einführung von Smart Work, aber jetzt ist ihre Koordination noch wichtiger geworden. Wir veranstalten auch abteilungsübergreifende Teambuilding-Events, um den Austausch von Best Practices bezüglich Smart Work weiter zu fördern.

Viele Dinge erfährt man nicht mehr einfach zwischendurch. Manchmal spricht man zum Beispiel im Büro über Kleinigkeiten, die wiederum nicht als so wichtig erachtet werden, dass man deswegen extra anruft. Solche vermeintlichen Nebensächlichkeiten könnten aber durchaus relevant werden. Deshalb ist es besonders wichtig, ständig im Austausch zu bleiben und aktiv zu kommunizieren. Eine weitere Herausforderung ist das Onboarding neuer Mitarbeitenden. Wir legen zum Beispiel Wert darauf, dass diejenigen, die das Onboarding durchführen, zu Beginn häufiger im Büro sind. Es ist nicht selbstverständlich, dass Kolleginnen und Kollegen automatisch miteinander in Kontakt treten, wenn sie nicht gemeinsam vor Ort arbeiten. Umso wichtiger ist es, den Teamzusammenhalt proaktiv zu stärken, zum Beispiel durch Teamevents.

In meinem Job gestalte ich die Zukunft des Arbeitsplatzes – und zwar, indem ich die Arbeitsumgebung an die Bedürfnisse unserer Teams anpasse. Dabei geht es nicht nur um die Optimierung der digitalen Umgebung, sondern auch um die Umgestaltung unserer Büroräume für hybrides Arbeiten. Ich konzentriere mich darauf, wie Menschen am besten als Team in einem physischen Büro zusammenarbeiten können. Als Projektleiter arbeite ich mit einem Team von Architektinnen und Architekten sowie Ingenieurinnen und Ingenieuren an der Neugestaltung der Büroräume. Gemeinsam machen wir unsere Arbeitsräume fit für die Zukunft!

Vor kurzem habe ich mit meinem Team unser 2 000m² großes Büro von Bosch Digital in Campinas neu gestaltet. Bevor wir mit der Planung begonnen haben, haben wir einen SmartWorkshop mit einigen der beteiligten Personen durchgeführt. Die erste Aufgabe im Workshop bestand darin, gemeinsame Ziele zu finden, die dazu führen, dass die Mitarbeitenden kreativer arbeiten, wenn es nötig ist, oder konzentrierter, wenn es erforderlich ist – denn die richtige Arbeitsumgebung führt am Ende automatisch zu einer besseren Leistung.

Wir haben jetzt viel Platz für Teamwork, der über reine Besprechungsräume hinausgeht. In unserem Büro gibt es Räume, die durch ihre Gestaltung Kreativität und Innovation anregen. Es gibt Bereiche, in denen man ungestört ist und sich zum Beispiel auf ein Gespräch konzentrieren kann. Auch in technischer Hinsicht haben wir viele Verbesserungen vorgenommen, etwa durch mehr Steckdosen oder Kameras in den Besprechungsräumen. Außerdem haben wir dafür gesorgt, dass sich die Mitarbeitenden noch wohler fühlen: Wir haben die Ruhezonen erweitert, mehr Pflanzen und Farben in die Räume integriert und bequemere Sitzgelegenheiten geschaffen. Nach der Umsetzung fiel uns auf, dass plötzlich wieder weitaus mehr Menschen ins Büro kamen – nicht weil sie dazu verpflichtet waren, sondern weil es für sie Sinn ergab, dort zu sein. Als ich bei unserer Wiedereröffnungsfeier in viele überraschte und glückliche Gesichter blickte, wusste ich, dass unsere Bemühungen ein großer Erfolg waren.